022 – Rekrutierungsprozess: Zeit für diejenigen, die spannend sind!

9. November 2018Sebastian Kessler

In dieser Episode spreche ich mit Sonja Schmitz von ISOTEC über Ihre Organisation im Rahmen des Rekrutierungsprozesses für neue Franchisepartner. Wir erhalten ausführliche Einblicke in die Abläufe vom Zeitpunkt des Einsammelns der Interessenten bis zur Vertragsunterschrift.

Sonja Schmitz ist seit 18 Jahren bei ISOTEC und verantwortlich im Bereich Expansion in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

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Eine schnelle Zusammenfassung der Abläufe und Themen in dieser Episode:

Bewerbung des Kandidaten
Sichtung der Unterlagen seitens ISOTEC
Telefonat mit Kandidat
Einladung zum Erstgespräch
Persönlichkeitscheck
Erneute Einladung bei passendem Kandidaten und Kennenlernen des Geschäftsführers Horst Becker, tiefer Einstieg in Vertrag und Zahlenwerk
Exkurs zu Franchisepartnern, um Herauszufinden ob es zum Kandidaten passt
Fahrplangespräch mit Erstellung eines Letters of Intent, Planung für Unternehmensstart inkl. Einarbeitung, Vorbereitung
2-3 Monate vorm Start: Startplanungstag mit Marketingplanung, Klärung des technischen Invests, Equipment, Personalplanung
Start des eigenen Unternehmens

Rekrutierung – Wo und wie sucht ISOTEC?

Es werden unterschiedlichste Kanäle benutzt. Wie schon in Episode 19 besprochen, nutzt ISOTEC ein eigenes Karriereportal mit franchisespezifischem Teil, der das Fundament bildet. Hier kann sich jeder tiefgehend informieren.

Ansonsten ist ISOTEC auch in sozialen Netzwerken unterwegs und sucht mithilfe von Headhuntern und Recruitern gezielt nach passenden Personen. So werden sie teilweise auch direkt angesprochen, wenn ISOTEC das Gefühl hat es könnte passen. Über Stellenanzeigen und den Auftritt auf verschiedenen Portalen werden ebenfalls passende Partner gefunden.

Wichtig ist die Abholung des jeweiligen Kontakts an der richtigen Stelle, da sie unterschiedlich stark informiert sind. Jemand, der das ganze Netz schon durchforstet hat ist anders abzuholen als jemand, der proaktiv vom Franchisegeber angesprochen wurde und wenig informiert ist.

Gibt es ein Ranking, nachdem gefiltert wird was besonders wichtig ist? Etwa eine eigene Website, Portal, soziale Netzwerke, Empfehlungen oder Mitarbeiter?

Alle Faktoren sind gleich wichtig. Wenn man sich noch nie mit dem Thema Franchising und Selbstständigkeit auseinandergesetzt hat, braucht man sehr viele Informationen und Kontaktpunkte, um dieses Feld für sich zu entdecken. Viele Manager und Führungskräfte, die in einem Unternehmen tätig sind, spüren nur eine Unzufriedenheit und wissen noch gar nicht, dass diese Art von System zu Ihnen passen könnte. So können es Quereinsteiger sein, die selbst noch nicht wissen, dass sie gut zu dem Franchisesystem passen könnten. Diese Personen können über ISOTEC „stolpern“ und immer mehr Informationen erhalten, bis sie schließlich interessiert sind und sich sogar proaktiv melden.

Wie kann Standardisierung und Automatisierung erfolgen, wenn die Leute so unterschiedliche Hintergründe und Informationsstände haben?

Der Ablauf des Kennenlernprozesses ist intern absolut standardisiert, aber die Inhalte sind je nach Kandidat unterschiedlich. Das Ziel ist, über alle Bewerber hinweg den gleichen Informationsstand in Form von Unterlagen zu erreichen und gleichzeitig dem Bewerber offene Fragen zu beantworten.

Daher werden dann die Telefonate jeweils auf den Kandidaten angepasst.

Der erste Schritt des Kontakts geschieht in Form einer Email. Auch eine Imagebroschüre per Post wird versendet, um alle Wege abzudecken und den Interessenten zu erreichen. Erst nach einiger Zeit gibt es dann den Schritt der Kontaktaufnahme über ein klassisches Telefongespräch, um die Person kennenzulernen und besser greifen zu können.

In weiteren Schritten wird anhand bestimmter Werte ermittelt, ob der Kandidat zum System passt. Zum einen spielen Soft Skills und Innere Werte eine Rolle, aber auch Hard Facts wie Standort und Investitionsvolumen müssen stimmen, damit es zu einem erfolgreichen Miteinander kommt.

Interessant und aus dem Rahmen fällt die Einstellung, dass es kein K.O. Kriterium ist, wenn der finanzielle Rahmen nicht von vornherein stimmt. So wird beispielsweise geprüft, ob die Eigenkapitalquote in irgendeiner Form erreicht werden könnte.

Nach einem erfolgreichen Telefonat lernt man sich persönlich kennen. Häufig auch direkt mit Lebenspartner und einem größeren Teil des Unternehmens. Der Ablauf gleicht einem Bewerbungsgespräch, soll aber auch den Interessenten abholen und eine vertraute Ebene schaffen. Die Unterstützung des sozialen Umfeldes des Interessenten stellt für ISOTEC eine besonders wichtige Grundlage dar, da hiermit einhergehend sonst Probleme vorprogrammiert sind.

Das Ziel: so schnell wie möglich Zeit mit den Leuten zu verbringen, um sich richtig gut kennenzulernen und abschätzen zu können, ob eine Zusammenarbeit passt.

Über einen Persönlichkeitscheck wird mit einer Art „ISOTEC Schablone“ die jeweilige Person geprüft, indem geschaut wird, ob sie ähnliche Eigenschaften und Werte mitbringt wie diejenigen, die schon erfolgreich mit ISOTEC gegründet haben. Dieser sogenannte „Limbic Check“ geht über das Thema Veranlagung. Mit dem Hintergrund, dass man mehr Energie aufwendet, wenn man sich mit Bereichen befasst, die einem nicht entsprechen. Wenn man jedoch Dinge macht, die dem eigenen Naturell entsprechen gehen sie einem auch leichter von der Hand und ist somit auch zufriedener.

Ist dieser Schritt vollzogen und man passt zueinander, findet ein „Zweitgespräch“ statt. Man hat sich schon kennengelernt, hat ein Gespräch mit dem Geschäftsführer und bekommt nun einen genauen Businessplan vorgestellt. Eine Ertragsplanung für die ersten 4 Jahre wird ebenfalls durchgegangen, um dem eventuellen Partner einen genauen Eindruck zu vermitteln und eine größtmögliche Transparenz zu erzeugen.

Es folgt ein Kennenlernen von zwei Franchisepartnern vor Ort, die dem Kandidaten einen Einblick in den alltäglichen Ablauf ermöglichen. Man begleitet die Partner bei Ihren Vertriebsterminen, besichtigt Baustellen, ist bei den Teambesprechungen dabei und bekommt eine Idee von den Räumlichkeiten. Hierbei kann der Kandidat selbst entscheiden welche Franchisepartner er kennenlernt. Häufig sind nämlich diejenigen Partner interessant, die ähnliche Herausforderungen hatten oder eine vergleichbare Startposition hatten.

Falls für den Kandidaten alle Fragen geklärt sind, wir der komplette Prozess in einem internen Gremium geprüft. Die Entwicklung des Kandidaten wird Schritt für Schritt besprochen. Wo hatte man zu Beginn Bedenken, haben sie sich inzwischen aufgelöst und kann auch jedes Mitglied im Gremium bedingungslos JA zum neuen Partner sagen?

Bis zu diesem Zeitpunkt sind im Schnitt zwei bis drei Monate vergangen. Im Anschluss kann dann eine Absichtserklärung (Letter of Intent) unterschrieben werden und es wird ernst und konkret. In diesem Zuge wird das Fahrplangespräch geführt, um zu prüfen und zu besprechen wie der Zeitplan des Kandidaten aussieht und zeitintensive Dinge wie Bankenfinanzierung u.a. anzugehen. Da die Einarbeitung, Schulungsplanungen, Hospitationen und sämtliche bürokratischen Dinge, die auf einen zukommen, wenn man sich selbständig macht viel Zeit kosten findet dieses Gespräch etwa sechs Monate vor Eröffnung statt. Auch hier können die Zeiten stark variieren, da die Ausgangssituation des einzelnen Kandidaten sehr unterschiedlich sein kann.

Eine Startplanung, 2-3 Monate vor dem richtigen Start findet statt und das technische Equipment und alles rund ums Thema Personalplanung werden geplant.

Ein spannender Prozess, bei dem jeder Beteiligte weiß was er zu tun hat und der Fokus darauf liegt, soviel Zeit wie möglich mit dem Kandidaten verbringen zu können, wenn es wirklich spannend wird. Das bedeutet auch so schnell wie möglich mit dem Kandidaten an die Punkte zu gelangen, an denen man herausfindet, dass es kritisch wird und eine Zusammenarbeit nicht möglich ist. Nur so kann gewährleistet werden, dass auf beiden Seiten keine Zeit verschwendet wird.