107 – Was tun bei Ausfall eines Franchisenehmers? Erfahrungsaustausch mit T&C, DUDEN & e-motion

11. Mai 2020Kessler

Marcus Melzer vom Franchisesystem e-motion kontaktierte mich per WhatsApp. Er fragte mich nach Erfahrungswerten bei Krankheit oder plötzlicher Geschäftsuntüchtigkeit eines Franchisenehmers. Wie sind Systemzentralen da organisiert? Was passiert im Vorfeld? Wie können Systemzentralen im Notfall den Ausfall eines Unternehmers begleiten?

Die beste Hilfestellung können ihm aus meiner Sicht alte Franchise-Hasen geben: Dr. Gerd Schmidt von Duden Institute und Benjamin Dawo von Town & Country erklärten sich zu einem Erfahrungsaustausch über den plötzlichen Ausfall eines Franchisenehmers bereit. Es ist ein wichtiges Thema, welches gerne verdrängt wird.

Duden Institute hat derzeit rund 50 aktive Franchisepartner. Jedes Jahr sind rund 1-2 Ausfälle zu verzeichnen, wenngleich nicht immer mit gravierendem Hintergrund. Bei Town & Country mit rund 200 verkaufenden und 130 bauenden Franchisepartnern treten zum Glück bislang nur selten gravierende Ausfälle auf. Beide Systeme sprechen regelmäßig mit ihren Franchisepartnern über die Vorsorge für den Notfall und selbst die klassische Nachfolge.

Ergänzend zu dieser Episode zeigt uns in der nächsten Episode der Notfall-Experte Thomas Schleicher den 6-Stufen-Idealprozess für den Fall der Fälle auf.

(Audio 30:53 Min)

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Anlass für e-motion war die Frage eines älteren Franchisenehmers, der anlässlich Corona fragte:

“Was passiert, wenn ich plötzlich im Krankenhaus lande? Wer führt meine operativen und administrativen Geschäftsprozesse weiter?”

Die Vorsorge für den Notfall hat bei DUDEN Priorität

Bei Duden hat das Thema Ausfall & Absicherung Priorität. Selbst bei den Vertragsverhandlungen mit neuen Franchisepartnern ist dies ein Diskussionspunkt. Gemeinsam wird geschaut, ob Familienmitglieder oder weitere Personen im Notfall eingreifen könnten. Zudem werden von Beginn an die abzuschließenden Versicherungen angesprochen. Besonders wichtig sind die Berufsunfähigkeitsversicherung, Krankenversicherung und Krankentagegeldversicherung. Hier als Selbständiger zu Beginn Kosten zu sparen ist nachvollziehbar, aber riskant. Die Franchisezentrale von DUDEN rät ihren Partnern davon ab.

Solche Themen werden immer wieder auch in Schulungen angesprochen. Die Systemzentrale lässt sich sogar vorlegen, dass ihre Franchisenehmer entsprechende Versicherungen abgeschlossen haben. Ziel: Dass das Finanzielle im Fall der Fälle abgesichert ist.

Hilfreich innerhalb von Franchisesystemen sind festgelegte IT- und Abrechnungsysteme etc. so dass leicht Dritte einspringen und weiterarbeiten können. Aufgrund der etablierten Systemstandards kann diese Person durch Kollegen oder die Systemzentrale unterstützt werden.

Zum Dritten braucht die Systemzentrale Menschen, die in der Lage und bereit sind, kurzfristig vor Ort einzugreifen. Diese Person ist bei DUDEN Institute tageweise vor Ort, übernimmt die Prozesse, führt die Mitarbeiter oder oder berät (potentiellen) Kunden.

Konkretes Beispiel: Schlaganfall

In einem konkreten Fall nach einem Schlaganfall blieb es vorerst unklar, ob die Franchisenehmerin wieder zurückkehren würde. Die Systemzentrale beschloss, den Standort für ein halbes Jahr auf diese Weise am Laufen zu halten und den weiteren Verlauf der Erkrankung abzuwarten. Irgendwann kam die Erkenntnis, die Person würde nicht wiederkommen und so startete die zweite Phase der Nachfolge für diesen Betriebsstandort.

Duden Institute kaufte der Franchisenehmerin den Standort ab und suchte einen Nachfolger als Franchisenehmer. Dieser wurde ausgebildet und eingeführt, so dass die Systemzentrale den Betrieb ab Ausfall der Franchisenehmerin rund 1,5 Jahre lang betreute.

Town & Country hat rund 200 verkaufende Partner Dort lässt sich ein Ausfall kaum abdecken. Fällt ein Partner aus, dann fällt er aus. Denn es ist ein sehr personenbezogenes Geschäft. Gleichzeitig gibt es bei Town & Country 130 bauende Partner. Schwerwiegende Fälle sind zum Glück sehr selten.

Notfallhandbuch der IHKs bietet Town & Country Hilfestellung

Auch bei Town & Country wird immer mal wieder der Dialog zu diesem Thema mit den Partnern gesucht. Wenngleich Benjamin Dawo im Gespräch auffällt, dass der Fokus wieder verstärkt auf das Risiko des Unternehmer-Ausfalls gelenkt werden sollte. Inhaltlich orientieren sie sich am “Notfallhandbuch” der IHKs, um ihren Partnern auf den Weg zu geben, welche Themen zu bearbeiten sind. In Summe ist die Organisation im Vorfeld ein individuelles Erarbeiten mit jedem Partner. Wie werden Rechnungen gestellt und bezahlt und wer hat Kontovollmachten im Unternehmen?

Town & Country kann nicht einfach das Unternehmen vor Ort übernehmen, falls der Unternehmer ausfällt. Sie können aus der Partnerbetreuung heraus im Fall der Fälle unterstützen. Denn sie haben nur einen Pilotbetrieb und hätten gar nicht die Kapazität, mehrere Betriebe parallel zu führen.

Wann sollte die Notfallprävention bei Franchisenehmern angesprochen werden?

Duden spricht dies schon zu Beginn bei den Vertragsverhandlungen und den Startschulungen an. Bei Town & Country steht es bei Vertragsverlängerungen und Neuabschlüssen auf der Agenda. Ebenso lassen sich Jahresgespräche oder Monatstelefonate mit den Partnernbetreuern hierfür nutzen.

“Wie solltest Du Deine Prozesse aufbauen, wenn Du Dir morgen die Hand brichst, dass trotzdem noch jemand für Dich unterschreiben kann? Wie soll mein Unternehmen laufen? Wer macht was? Wer kann wen vertreten? Das ist eigentlich eine Aufgabe für den Unternehmer von Tag 1 an. Das wird oft nach hinten geschoben ‘naja, mir passiert eh nichts!'” (Benjamin Dawo)

Bei Duden Institute wird Ausfall wie auch das Thema Nachfolge auf Jahrestagungen und Unternehmerstammtischen angesprochen. Es ist wichtig, rechtzeitig Vorsorge zu gestalten. Dies gilt auch für den Nachfolgeprozess aus Altersgründen. Das kann man nicht ein halbes Jahr vorher beginnen, sondern – wenn es geht – mindestens zwei Jahre vorher. Allein die Suche nach einem geeigneten Unternehmensführer kann sich schwierig und zeitaufwendig gestalten. Die wenigsten Mitarbeiter oder Therapeuten sind dazu in der Lage. Wichtig ist also, sich frühzeitig danach umzuschauen. Im Kreise der Familie, im Freundes- und Bekanntenkreis, unter den Mitarbeitern usw.

Die Systemzentrale als Kontrollinstanz und Informationsverwalter?

Die Systemzentrale sensibilisiert ihre Partner und merkt, dass die Message bei den Franchisenehmern ankommt. Gleichzeitig sorgt sie für eine transparente Dokumentation der Geschäftsprozesse und Hilfestellung durch das “System”, dass jederzeit das Ruder eines Unternehmers übernommen werden kann. Im Bereich der Vorsorge hat die Systemzentrale nicht den Status für jeden Partner im Blick. Sie weiß nicht, wer Patientenverfügungen vorliegen hat etc., sondern bislang bleibt es bei der Aufforderung an die Partner, sich darum zu kümmern.

Bei Town & Country wird der Status der Vorsorge abgefragt. Was gibt es und welche Maßnahmen sind getroffen? Ist der Partner gut vorbereitet, hat die Systemzentrale Zugang zu den hilfreichen Informationen, um Unterstützung im Notfall bieten zu können. Viele schieben es aber leider immer weiter auf.

Zwei Beispiele: Gut und schlecht vorbereitete Unternehmer

In einem konkreten Fall konnte die Systemzentrale von Town & Country den durch einen tödlichen Autounfall vom Unternehmerausfall betroffenen Standort nur noch dahingehend unterstützen, dass sie Schadensbegrenzung betrieben. Bauherren konnten ihre Bauprojekte abschließen. Doch ließ sich nicht verhindern, dass das Unternehmen in der Insolvenz endete. Der Partner war noch recht neu dabei und unvorbereitet. Hier begannen die Probleme bereits mit der Begleichung von Rechnungen.

Ein anderer Partner war gut vorbereitet und fiel ca. ein halbes Jahr aus. Er hatte einen Stellvertreter innerhalb seines Mitarbeiterteams mit entsprechenden Vollmachten ausgestattet und dafür gesorgt, dass er wusste wie was läuft. Da ist es also im positiven Sinne ganz anders gelaufen.

“Es kommt darauf an, dass der Partner sich vorbereitet und wir als Franchisegeber müssen dem Partner dazu die Möglichkeit geben.” (Benjamin Dawo)

Notfall-Regelung im Franchise-Vertrag

Ein Passus im Vertrag von DUDEN Institute gibt der Systemzentrale das Recht, einen Standort zu übernehmen, falls der Inhaber über eine bestimmte Zahl an Wochen nicht geschäftsfähig ist. Dieser Passus greift dann, wenn der Unternehmer nichts im Vorfeld geregelt hat. Dies dient dem Ziel, den Standort zu sichern.