casual oder systemkonform? – Tipps zur Layout-Gestaltung des Franchise-Handbuches
Franchising steht für die Multiplikation eines erfolgreichen und erprobten Geschäftskonzeptes. Voraussetzung für die Multiplikation ist die Standardisierung gemäß dem Motto „standardisieren – dokumentieren – multiplizieren“. Mit dem Niederschreiben des System-Wissens in einer Know-how-Dokumentation wird der notwendige Standardisierungsgrad in einem Franchise-System erreicht.
Zur Know-how-Dokumentation eines Franchise-Systems zählen der Franchise-Vertrag, Handbücher und das systemeigene Intranet oder andere ergänzende Wissensdatenbanken. Die einzelnen Bestandteile der Know-how-Dokumentation greifen inhaltlich ineinander und zeigen auch im Layout, dass sie „aus einem Guss“ kommen.
Nachfolgend ein paar Tipps, die sich bewährt haben, für die Gestaltung eines einfachen und gleichzeitig professionellen Layouts für Franchise-Handbücher. Im ersten Schritt wird eine Musterseite als Layoutvorlage zum Schreiben der einzelnen Handbuchkapitel erarbeitet, in der klare Vorgaben zu Kopf- und Fußzeile, Seitenrändern, Position des Logos, Schriftart und -größe (für Fließtext und Überschriften), Aufzählungszeichen etc. niedergeschrieben sind. Ich empfehle das Arbeiten mit einem automatischen Inhaltsverzeichnis sowie mit Formatvorlagen (für automatische Überschriften, aber etwa auch für die Hervorhebung von Richtlinien).
Nachfolgend die Abbildung einer möglichen Musterseite.
Wozu Richtlinien in der Know-how-Dokumentation? Richtlinien sind Systemvorgaben, die bedeutend für den wirtschaftlichen Erfolg des Franchise-Partners sind. Richtlinien sind keine Empfehlungen, denn der Franchise-Partner hat sich nach ihnen „zu richten“. Diese wichtigen Systemvorgaben sind inhaltlich konkret formuliert – nicht in der Möglichkeitsform (kann, soll, …) gehalten – und werden optisch hervorgehoben beziehungsweise gekennzeichnet (meist etwa mit dem Kürzel RL oder auch GL – für Guideline).
Je detaillierter Sie in den Vorgaben zur Musterseite sind, desto leichter ist es für alle Beteiligten damit zu arbeiten. Der „Teufel steckt im Detail“, d.h. machen Sie sich folgende Gedanken: Werden Überschriften mit Artikel (der, die, das) geschrieben, oder ohne (Bespiel: Kapitel 5 „Die Know-how-Dokumentation“ oder „Kapitel 5 Know-how-Dokumentation“)? Beginnt jedes Kapitel auf einer neuen Seite? Dürfen Sätze über zwei Seiten geschrieben werden? Wie viele Leerzeilen müssen vor und nach einer Überschrift folgen? Werden bestimmte Wörter mit Fettdruck hervorgehoben?
Meine Empfehlung zur Nummerierung der Seiten der Know-how-Dokumentation lautet: Schreiben Sie die übergeordneten Kapitel jeweils in einem eigenen Dokument. Beispielsweise umfasst Ihre Know-how-Dokumentation 17 Kapitel (mit zahlreichen Unterkapiteln) – so erstellen Sie diese in 17 Dokumenten. Lassen Sie die Seitennummerierung in jedem Kapitel bei 1 beginnen. So haben Sie bei einer späteren Aktualisierung den geringsten Aufwand beim Austausch der veränderten Kapitel. Ein automatisches Inhaltsverzeichnis aus allen Handbuchkapiteln erstellt, sorgt für die notwendige Klarheit in der Gliederung und Nummerierung.
Üblicherweise wird die Know-how-Dokumentation in der Printfassung in einem Ringordner den Franchise-Partnern übergeben. Um die Bedeutung des niedergeschriebenen Wissens hervor zu streichen, sollten der Ringordner, die Einlageblätter und die Papierqualität der Ausdrucke hochwertig sein. Die einzelnen Handbuchkapitel können entweder auf Konzeptpapier (d.h. Logo des Franchise-Systems auf blankem Papier) ausgedruckt werden, oder das Logo wird in die Handbuchdokumente integriert und jede Seite im Farbdruck produziert.
„Loacker exportiert seine Waffel- und Schokoladespezialitäten in 95 Länder der Welt. Gemeinsam mit Waltraud Martius und Michaela Jung haben wir dafür das nationale Franchise-Konzept sowie das übergeordnete Master-Franchise-Konzept, die dazugehörigen Know-how-Dokumentationen sowie die Tools für die Umsetzung entwickelt. Ausgerüstet mit dem ganzheitlichen Syncon Know-how bringen wir den italienischen Genuss in die ganze Welt.“
Michael Kompatscher, Geschäftsführer der Loacker Moccaria International GmbH
03.08.14 © copyright Michaela Jung
