Geschäftsprozess-Wikis zur erfolgreichen Systemführung
Guten Tag, liebe Chat-Teilnehmer, ich freue mich auf Ihre Fragen zu Wikis
und zu Geschäfts-Prozessen im Franchising.
Leser: Guten Tag, Herr Vogel. Welche
IT-Kenntnisse sind beim Einsatz von Wikis für die Darstellung von
Geschäftsprozessen erforderlich?
Gehostet wird eine Wiki entweder auf dem eigenen Webserver oder auf einem
gemietetem. Das bekannteste Wiki ist das MediaWiki. Um ein MediaWiki mit Inhalt
zu füllen, muss man die Syntax lernen. Das ist sehr einfach, denn in ca. zwei
Stunden beherrscht man diese. Im Internet stehen zu allen Fragen Hilfen zur
Verfügung.
Leser: Hallo Herr Vogel! Welche
Software-Alternativen können Sie bei Bedarf den Franchise-Zentralen
anbieten?
Das
MediaWiki ist eine Open Source Software (OSS) und ein sogenanntes Content
Management System (CMS). Neben dem MediaWiki, die Plattform Wikipedia basiert
auf dem MediaWiki, gibt es weitere OSS wie Drupal, Joomla, TYPO3, WordPress etc.
Derzeit teste ich Drupal und WordPress, um deren Eignung z.B. für das
Franchise-Handbuch und die Geschäfts-Prozesse in der Franchise-Zentrale zu
prüfen.
Leser: Guten Tag Herr Vogel: Können Sie
Franchise-Systeme nennen, die Wikis zur Systemsteuerung einsetzen? Wären
einzelne Franchise-Geber evtl. bereit, bei einem persönlichen Kontakt über ihre
Erfahrungen zu sprechen?
Ja, ich
arbeite mit Franchise-Systemen zusammen, die Wikis für ihre Systemsteuerung
einsetzen. Die Namen kann ich natürlich hier nicht ohne deren Einverständnis
nennen. Senden Sie mir eine Mail (hans.vogel(at)franchichiehandbuch.de), dann
können wir miteinander in Kontakt treten.
Leser: Guten Morgen, Herr Vogel. Meines
Wissens haben Sie für die Online-Versionen Ihres Franchise-Handbuchs schon
verschiedenen Programme genutzt. Warum empfehlen Sie inzwischen den Einsatz von
Wikis zur Führung von Franchisesystemen?
Ja, das
ist richtig. Mein Modulares Franchise-Handbuch nutzen über 80 Franchise-Systeme.
Davon inzwischen ca. 15 als Online-Versionen. Drei Franchise-Geber nutzen die
Software Franchise-Manager von assetpool, drei die Software WissIntraSMB und die
anderen das MediaWiki. Handbücher in Papierform sind einfach out. Sie sind viel
zu aufwendig aktuell zu halten. Mit Wikis sind Änderungen in Minuten
durchzuführen. Die Franchise-Nehmer sind stets aktuell informiert.
Leser: Worin unterscheidet sich die
Wiki-Software von anderen Programmen? Eignet sich das MediaWiki wegen
multimedialer Funktionen besonders für die Darstellung und Erläuterung von
Geschäftsprozessen?
Wesentlicher Unterschied zu anderen Softwarelösungen ist die kostenfreie
Nutzung von OSS. Die OSS kann sich jeder Franchise-Geber aus dem Internet
herunterladen und auf seinem Webserver installieren. Es entstehen keine Kosten.
Ja, das MediaWiki eignet sich hervorragend zur Darstellung von
Geschäfts-Prozessen. Ein Kunden und ich haben in dieser ein neues
Franchise-Handbuch auf Basis des MediaWikis begonnen und gleich Audio- und
Video-Dateien hochgeladen.
Leser: Wie viele Nutzer können das MediaWiki
einsetzen, ohne dass es zu zeitlichen Verzögerungen oder Störungen kommt?
Da bin
ich momentan überfragt. Da das MediaWiki die Grundlage von Wikipedia ist, dürfte
die gleichzeitige Nutzung aber sehr groß sein. Bei meinen Kunden gab damit
bisher keinerlei Probleme.
Leser: Unterscheiden sich die von Ihnen
erarbeiteten Franchise-Handbücher nur in technischer oder auch in inhaltlicher
Hinsicht von denen anderer Berater? Wo sehen Sie die Vorzüge Ihrer
Vorgehensweise?
Ja,
meine Franchise-Handbuch unterscheiden sich technisch und inhaltlich
vollständig. Ich setze das Geschäfts-Prozess-Management (GPM) ein. Auf meiner
Webseite www.franchisehandbuch.de können Sie sich den Artikel “Das
prozess-Orientierte Franchise-Handbuch” herunterladen. Dieser Artikel beschreibt
meine Art der Franchise-Handbücher ausführlich.
Leser: Das Angebot an (freien) Wiki-Engines
ist fast unüberschaubar. Wer ein Wiki einrichten will, hat also die Qual der
Wahl. Warum haben Sie sich für das Media-Wiki und nicht für ein anderes
entschieden, z.B. das TikiWiki?
Das
stimmt leider. Ich habe mit zahlreichen IT-Fachleuten gesprochen, die mir zum
MediaWiki geraten haben. Außerdem besuche ich regelmäßig Fachmessen und
informiere mich über OSS. Deshalb bin ich auch auf Drupal gestoßen. OSS ist eine
spannende Sache!
Leser: Wie wirkt sich der Einsatz des
Internets im Informationsmanagement nach Ihren Erkenntnissen auf die
Geschäftsprozesse einer Franchise-Organisation aus?
Die
Geschäfts-Prozesse für die Franchise-Nehmer stehen jederzeit in aktueller Form
bereit. Die FN haben allerdings nicht die Möglichkeit, dies selber zu verändern.
Das ist auch richtig so! Für die Geschäfts-Prozesse in der Franchise-Zentrale
gilt das auch. Bei einem FG probieren wir gerade aus, den Mitarbeitern zu
gestatten, die Geschäfts-Prozesse zu ändern. Das verlangt von den Mitarbeiter
ein hohes Verantwortungsbewusstsein. Beide Wiki sollten aber nicht miteinander
verbunden werden.
Leser: Verstehe ich Sie richtig, dass uns beim
Einsatz Ihres Handbuchs keinerlei Kosten für die Software entstehen? Sie setzen
auf keine Weiterentwicklung irgendeines Software-Entwicklers auf?
Ja, das
ist richtig, denn jeder kann sich das MediaWiki aus dem Internet herunterladen.
Die MediaWikis werden von der Community regelmäßig aktualisiert. Sie oder Ihr
IT-Dienstleister aktualisieren dann das eingesetzte MediaWiki.
Selbstverständlich können Sie IT-Dienstleister beauftragen Ihr MediaWiki
speziell zu verändern. Außerdem existieren etwa 1.800 Extensions für das
MediaWiki.
Leser: Finde ich im Internet eine Demo Ihres
Online-Handbuchs auf MediaWiki-Basis? Oder können Sie mir bei Interesse eine
persönliche Testversion zukommen lassen?
Nein,
weder noch. Aber ich zeige Ihnen gerne mein Modulares Franchise-Handbuch in
fnwiki online. Bitte setzen Sie sich unter hans.vogel(at) Franchisehandbuch.de
mit mir in Verbindung. Wir vereinbaren dann einen
Online-Präsentationstermin.
Leser: Können Franchise-Systeme im MediaWiki
gleichzeitig das Wissen ihrer Mitarbeiter und Franchise-Nehmer für ein
effektives Wissensmanagement bündeln?
Ja,
genau dafür wurde das MediaWiki seinerzeit entwickelt. Ich würde aber je ein
getrenntes Wiki für die Franchise-Nehmer und die Franchise-Zentrale
verwenden.
Leser: Erleichtern die Wikis nach Ihrer
Wahrnehmung die laufende Anpassung der Geschäftsprozesse oder sogar die
Einführung neuer Prozesse, um den sich verändernden Anforderungen des Marktes
gerecht zu werden?
Ja,
dafür sind Wikis bestens geeignet. Sie können die Geschäfts-Prozesse zu jeder
Zeit ändern und auch neue hinzufügen bzw. veraltete entfernen. Das kann alles
innerhalb weniger Minuten geschehen. Wenn Sie das gleiche in Papierform machen
würden, brauchen Sie dazu bestimmt eine Woche.
Leser: Ich muss gestehen, dass ich noch nie
von “Drupal” gehört habe. Was ist daran so besonders? Welche Vorteile sehen Sie?
Hier
finden Sie weitere Informationen zu Drupal: www.drupalcenter.de. Ein Kunde (FG
und ein IT-Spezialist) und ich sind noch in der Testphase, die bisher
außerordentlich positiv verlaufen ist.
Leser: Erhalten wir freien Zugang zum
Admin-Bereich des eingesetzten Programms oder müssen wir uns bei jeder
inhaltlichen Änderung an Sie wenden?
Nein,
Sie müssen sich nicht an mich wenden. Mein fnwiki mit dem Modualren
Franchise-Handbuch wird auf Ihrem Webserver installiert. Danach haben Sie alle
Rechte zur Bearbeitung. Die Details müssen Sie mit Ihrem Webmaster klären.
Leser: Meine Frage hat sich mit Ihrer letzten
Antwort überschnitten und betrachte ich als beantwortet.
Das
freut mich.
Leser: Dürfen die Franchise-Nehmer im Wiki
inhaltliche Veränderungen vornehmen oder nur Fragen bzw. Kommentare einstellen?
Sie
sollten den Franchise-Nehmern nur Leserechte einräumen. Die im Wiki hinterlegten
Dokumente können sich die FN jederzeit herunterladen. Über eine Plattform, die
Sie dem Wiki vorschalten, das kann ein weiteres Wiki sein, können Sie ein
Diskussionsforum einrichten. Dort können die FN Fragen bzw. Kommentare
einstellen.
Leser: Ich habe immer gehört, dass man für
Wiki-Nutzungen programmieren können muss, es sehr kompliziert ist und wir haben
es deswegen wieder verworfen. Wie sehen Sie das?
Nein,
das muss man nicht. Diesem Irrtum bin auch leider lange Zeit aufgesessen. Wie
bei jeder neuen Software muss man auch den Umgang mit einem Wiki lernen. Die
Syntax des MediaWikis ist sehr einfach. Beim fnwiki wird der Umgang durch einen
Editor unterstützt. Gerne zeige ich Ihnen das online. Bitte melden Sie sich bei
mir.
Leser: Welche Konflikt- und Risikopotentiale
können bei der Implementierung solcher neuen Informations- und
Kommunikationssysteme in Franchise-Organisationen entstehen?
Da
diese Informations- und Kommunikations-Systeme im Internet verfügbar sind,
müssen von Ihnen bzw. Ihrem Webmaster die entsprechenden Webserver vor den
Risiken des Internets geschützt werden. Ihr IT-Dienstleister gibt Ihnen sicher
die richtigen Auskünfte.
Leser: Kann ich auf ein anderes Programm
umsteigen, wenn ich mit dem Wiki nicht zufrieden sein sollte? Gibt es
Exportfunktionen für die Inhalte oder muss in diesem Fall alles manuell
übertragen werden?
Wenn
Sie auf ein anderes Wiki, das auf dem MediaWiki basiert, umsteigen wollen, dann
gibt es sicher keine Probleme. Wie sich das mit völlig anderen Wikis verhält,
kann ich leider nicht sagen.
Leser: Welchen Umfang an Daten kann ich im
Wiki abspeichern? Wie sieht es mit großen Videodateien aus?
Die
Kapazität des MediaWikis ist sehr groß. Sie können alle gängigen Dateiformate
hochladen. Ein Kunde hat in einem Wiki seine Akademie aus Videos in einem
eigenen Wiki abgelegt und diese mit dem anderen Wiki verlinkt.
Leser: Eignet sich das MediaWiki in besonderer
Weise für die Darstellung der Geschäftsprozesse in internationalen
Franchise-Netzwerken? Sind Probleme der Mehrsprachigkeit und speziell der
Verknüpfung multilingualer Inhalte damit leichter zu lösen, so wie es das
Original-Wikipedia vormacht?
Ja, das
ist sicher zu lösen. Die Details müssten aber separat besprochen werden. Das
MediaWiki ist ein tolles Instrument, dessen Möglichkeiten noch gar nicht
ausgeschöpft wurden.
Leser: Ich habe den Chat mit Interesse
verfolgt, sehe aber den für Franchisezentralen wichtigen Sicherheitsaspekt nicht
ausreichend behandelt. Geschäftsprozesse sind das Herzstück eines guten
Franchisesystems und müssen absolut geschützt sein. Ich denke an gesicherte
SSL-Verbindungen, Verschlüsselung, Schutz vor Hackerangriffen,
Datenschutzauflagen, Datensicherungen, Virenscanner, Zugangs- und
Zugriffsregelungen etc. etc. Wie sieht es beim Einsatz von Wikis damit aus?
Die
Sicherheitsaspekte sind für den Schutz des Know-hows von großer Bedeutung. Wie
Sie Ihr Wiki vor den o.a. Problemen zuverlässig schützen können, kann ich im
Detail nicht beantworten. Das können nur IT-Experten. Dass es lösbar ist, zeigt
der weltweite IT-Einsatz.
Leser: Wie oft werden Backups der Inhalte
durchgeführt? Kann ich den Zeitraum sebst bestimmen?
Da das
Wiki auf Ihrem Webserver liegt, können Sie das alles selber bestimmen. Ihr
IT-Dienstleister ist Ihnen dabei behilflich.
Leser: Das MediaWiki ist kostenfrei, aber an
wen sind die Kosten für den Datentransfer zu entrichten? Brauchen wir einen
speziellen Hosting-Vertrag?
Wenn
Sie das Wiki auf einem fremden Webserver hosten lassen, müssen Sie mit dem
Hoster die Konditionen für das Hosten und den Datentransfer verhandeln. Das ist
vergleichbar mit dem Hosten Ihrer Website.
Leser: … oder befindet sich alles in einer
anonymen Cloud?
Die
Cloud ist ja nichts anderes als das Hosten Ihrer Daten auf fremden
Webservern.
Leser: Wie funktioniert die Datensicherung im
Wiki, wenn wir die Software auf unseren eigenen Server legen? Müssen wir bei
einer Sicherung der Inhalte die Wiki-Software jeweils gleichzeitig sichern?
Das
Wiki müssen Sie nicht separat sichern. Das erfolgt automatisch mit der Sicherung
Ihres eigenen Webserver.
Leser: Sehen Sie keine Gefahr darin, dass ein
Berater bei der Modellierung von Geschäftssprozessen unbewusst Know-how an einen
direkten Wettbewerber weiterreicht?
Nein,
diese Gefahr sehe ich nicht. Ich verpflichte mich bei einer Zusammenarbeit zur
Verschwiegenheit. Wenn ich mir bekannt gewordenes Know-how weitergeben würde,
könnte ich mein Geschäft aufgeben. Außerdem würde ich für den Ihnen entstandenen
Schaden haften.
Liebe Chat-TeilnehmerInnen, ich danke Ihnen für Ihre Fragen. Ich hoffe,
meine Antworten haben Ihnen geholfen. Herzliche Grüße, Ihr Hans
Vogel
