Messe ahoi! Tipps und Anregungen für Ihren erfolgreichen Messeauftritt und welche Fehler Sie besser auslassen…
Leserservice: in diesen Artikel sind auch Tipps für die Franchise Expo Frankfurt (#FEX18) und die österreichische Franchise Messe #FM18 eingeflossen.
Die Messe ist gebucht und damit haben Sie sicher einen großen Schritt getan. Womöglich haben Sie die Messe auch in Ihren Kalender eingetragen, spielen sogar mit dem Gedanken, einen Messebauer einzubinden, gehen davon aus, alles Notwendige zur Bewerbung Ihrer Messeteilnahme passiert seitens der Veranstalter, auch ein Hotel wird sich schon später finden so wie die die Zeit, Ihr Team über das Projekt zu informieren… Wenn Sie in diesem Moment gedanklich ein „eigentlich erledigt“ unter Ihre „Messe-to-do-Liste“ setzen, dann könnte es sein, dass Sie Ihrem Erfolg selbst die kalte Schulter zeigen.
Sie sind aber anders! Sie haben große Lust auf Ihren Erfolg und starten nach der Buchung mit der richtigen Planung und Strategie für die Messe. Mögen Sie die folgenden Anregungen in Ihrer Kreativität beflügeln! 🙂
Die Gründe und die Ziele für die Messeteilnahme
…, die wesentlichen Einfluss auf Ihre folgenden, strategische Entscheidungen rund um die Messe haben, sind gerade bei Franchise-Messen sehr unterschiedlich: den einen geht es primär um die Gewinnung neuer Franchisepartner, den anderen eher um die Markenpflege (ständiges Engagement, dass die eigene Marke dementsprechend und im richtigen Stil im richtigen Umfeld wahrgenommen wird).
Es könnte aber auch der Imagetransfer sein (junges System präsentiert sich neben etabliertem System und profitiert von der Bekanntheit der großen Marke, die in der Wahrnehmung auf das sich daneben präsentierende System abstrahlt – man ist auf einer Augenhöhe mit der big brand) oder es geht um den Aufbau des eigenen Bekanntheitsgrades (sich also zeigen, dort wo etwas los ist), manche denken auch an ihr Image nach innen (auch die eigenen Mitarbeiter, Kunden und das Geschäftsumfeld nimmt wahr, wenn Sie aktiv sind und z.B. zur Messe einladen), selbst die reine Solidarisierung mit der eigenen Branche wurde schon genannt, der hochwertige Branchentreff, das Networking, der Informationsaustausch, die eigen Marktbeobachtung… Was steht bei Ihnen im Vordergrund?
Wenn die Ziele klar sind, startet im besten Fall die strategische Vorbereitung. Als Messeveranstalterin habe ich in den vergangenen Jahren jedoch oft erlebt, dass vieles dem Zufall überlassen wird – machen Sie es besser!
Die großen Themen sind:
- Budget
- Zeitplanung
- Messebotschaft
- Projektmanagement
- Standplanung
- Info-Material
- Team auf der Messe
- Umgang mit Interessenten
- eigene Werbung/PR rund um die Messe
- Nachbetreuung
Welches Budget brauchen wir?
Die Kosten für eine Messeteilnahme sind sehr unterschiedlich, manchmal sind Strom, Internet enthalten (Österreichische Franchise Messe), manchmal Rückwände, Teppich, Tisch und Stühle (Franchise Expo) bzw. auch weitere Marketing- und PR-Maßnahmen. Oft sind die Grundpreise daher nicht vergleichbar!
Anregung: Checken Sie genau, was in Ihrem Messepaket enthalten ist, das beeinflusst direkt Ihr weiteres Budget.
Einige Kostenfaktoren: Basisbuchung der Messe, Messebauer, Technik, Mitarbeiter, Reisekosten, zusätzlichen PR- und Werbemaßnahmen, Produktion von Info-Material… planen Sie das Doppelte der Standkosten (exkl. Personal).
Zeit – wo bist du?
Eine Messebeteiligung ist ein Highlight im Marketing-Plan. Nutzen Sie die Zeit zur guten Vor- und Nachbereitung – nur dann holen Sie alles aus Ihrem Messe-Engagement heraus.
Drei Anregungen zum Thema Zeit:
- Buchen Sie rasch, dann haben Sie oft die Chance, sich einen Frühbucher-Rabatt zu sichern bzw. sich Standplatz aussuchen zu können. Bei der Franchise Expo wie auch bei der Franchise Messe in Österreich startet ab dem Zeitpunkt Ihrer Unterschrift auch Ihre Bewerbung als Aussteller! Das passiert durch die Präsentation Ihres Logos wie auch der social media-Aktivitäten!
- Bedenken Sie die Zeit für das Projektmanagement rund um die Messe! Wer registriert Sie als Aussteller auf der Messewebsite, lädt dort ihr Logo, Ihren Pressetext, ihr Messekatalog-Inserat, Ihre Standbeschreibung etc. hoch? Wer liest die Newsletter der Veranstalter rund um die Messe und bekommt die Zeit für die gesamte Messe-Organisation und Kommunikation (nach innen und auch zum Veranstalter) inkl. jener Zeit für die Nachbearbeitung Ihrer Kontakte…
- Anmeldetool Appointed: das wird den Ausstellern bei beiden Franchise Messen zur Verfügung gestellt. Es geht um die gute Zeitplanung für Ihre Besucher. Diese können sich vor der Messe online einen Termin bei Ihnen auf Ihrem Messestand ausmachen, dazu müssen Sie als Aussteller Uhrzeiten (im digitalen Messebord/Website) definieren. Damit sparen Sie jenen Messebesuchern Wartezeiten, die es ernst mit einer Zusammenarbeit meinen!
Welche Botschaft soll der Messeauftritt kommunizieren oder: wie sieht unser Stand aus?
Wird durch die Standgestaltung Ihre Marke glaubhaft und lebendig kommuniziert? Denken Sie daran, die Größe Ihres Auftritts suggeriert den Messebesuchern/innen auch Ihre vermeintliche Bedeutung in der Szene. Und nicht immer müssen Sie für die Bespielung Ihrer Standfläche viel Geld ausgeben – Kreativität ist gefragt!
Andererseits kann es auch Sinn machen, wenn Sie nicht viel zu zeigen haben (oder wenn Ihnen das Budget einen Strich durch die Rechnung macht), eine kleine Standfläche und zusätzlich Werbung beim Veranstalter zu buchen: ein Inserat im Messekatalog, Promotoren, Flyer auf den Sitzplätzen der Vorträge, in der Messe-Tasche eine Beilage planen, u.v.m – bei der #FEX18 und #FM18 gibt es viele Möglichkeiten, zusätzlich zur Standpräsentation, auf sich aufmerksam zu machen. Anregungen dazu finden Sie auf den jeweiligen Webseiten.
Fünf Anregungen zur Standplanung:
- Überlegen Sie Ihre Basiswerte und wie diese kreativ in Szene gesetzt werden können! Einer Ihrer Kernwerte ist Frische? Wie könnte man Frische übersetzen…
- Überlegen Sie, wie Sie die Gesprächssituation mit potentiellen Kunden gestalten wollen. Am Stehpult? Auf einer Couch? Servieren Sie dann Getränke? Wo werden diese, gebrauchtes Geschirr und Ihre Arbeitstasche gelagert?
- Ist Ihr Stand womöglich eine Art “Landmark” am Messegelände, weil er besonders auffällt (Höhe, Farbe, Form)?
- Wie sieht es mit der Technik aus? Ist Strom, zusätzliche Beleuchtung (Basisbeleuchtung reicht oft nicht!), Internet vorhanden? Nutzen Sie einen digitalen Screen oder gibt es Musik (Achtung, mit dem Veranstalter checken).
- Lesen sie unbedingt das Aussteller-Manual oder die technischen Hinweise des Veranstalters. Das erspart echt Stress und beantwortet oft viele Fragen im Vorhinein.
Wichtiger Hinweis: auf der Messe werden vor allem jene Stände fotografiert und gefilmt, die “anders” oder kreativ sind. Der Lohn dafür spiegelt sich in Presse- oder Filmberichten wider… Und diese Fotos können Sie auch wieder für Ihre interne Kommunikation, für Facebook etc. verwenden… das ist nachhaltig!
Wie viele und welche Mitarbeiter betreuen die Messe?
Schon gesehen: Mitarbeiterinnen, die sich während der Messe die Nägel lackieren, andere, die ständig telefonieren oder gar nicht am Stand zu sehen sind…
Auf den Stand gehören gute Verkäufer, die es schaffen, auf andere zuzugehen und dann ZUHÖREN! Einige Fragen stellen, motivieren bis hin zu begeistern und nicht zu viel aber auch nicht zu wenig weitere Infos zur Verfügung zu stellen.
Vier Tipps zum Thema Mitarbeiter/innen auf der Messe:
- Nur Mitarbeiter/innen einbinden, die kommunikativ sind, die gerne mit Menschen zu tun haben!
- Anzahl genau überlegen! An welche Aktionen auf der Messe nehmen Sie selbst teil? Halten Sie einen Vortrag oder sind in einen anderen externen Programmpunkt involviert? Dann gehört der Stand in der Zwischenzeit von einer zweiten Person betreut…. (Und jeder will mal Pause machen). Haben sie Appointed-Termine freigeschalten? Wer betreut inzwischen die „Laufkundschaft“?
- Genaue Schulung vorher! Was ist das Ziel (Image, Lead-Generierung…)? Wie verhalten wir uns? Wer übernimmt welche Rolle? Welches Info-Material geben wir in welcher Situation?
- Ist die Nachbetreuung der gewonnenen Leads den Mitarbeitern vorher klar?
Welche PR- oder Werbe-Begleitmaßnahmen unternehmen wir?
Eines sei vorweg genommen: es ist ganz klar auf der Messe zu sehen, wer sich vorher Gedanken über Begleitmaßnahmen gemacht hat und im Gegensatz dazu, welche Aussteller nur mit ihrem Roll-up kommen und meinen, der Messeveranstalter organisiert den Rest. Das stimmt nur teilweise! Messeveranstalter können für ein Thema sensibilisieren, eine Messe bekannt machen, eine Art „Marktplatz“ schaffen, aber letztendlich gewinnen die Aussteller, die darüber hinaus selbst aktiv sind!
Leads
Nutzen Sie Ihr Messe-Engagement, auch Ihre bestehenden Franchisepartner, Leads, Mitarbeiter, Fans sowie Ihr Geschäftsumfeld rechtzeitig einzuladen. Sie zeigen Aktivität! Leads nicht einzuladen, weil Sorge besteht, diese könnten Ihren Mitbewerber interessanter finden, ist heutzutage oldfashioned. Denn seine Leads interessieren sich womöglich mehr für Sie. Nachdem es für alle aufwändig ist, neue Partner zu finden, macht es Sinn, möglichst viele auf einen Marktplatz, die Messe einzuladen. Wenn sich einer Ihrer Leads in diesem Moment anders entscheidet – gut so! Denn dieser Moment könnte Sie später sonst viel Geld kosten. Und Sie haben Chancen, Leute zu treffen, an die Sie sonst nicht rangekommen wären…
Anregung: kommunizieren Sie bei der Einladung schon die Online-Terminvereinbarung „appointed“.
Maßnahmen um die Messe
Online-Messebanner auf Ihrer Website, Landingpage mit Gewinnspiel, Facebook, XING, Instagram Promotoren, Seiten im Messekatalog, Direct Mails, Plakate und save-the-date-Karten an Ihren Standorten (macht sehr viel Sinn! Denn oft sind Ihre Kunden die nächsten Franchisepartner), Folder oder Presseaussendungen…
Ab dem Zeitpunkt Ihrer Buchung kommunizieren Sie am besten laufend über social media Ihre Teilnahme an der Messe! Reden Sie über Ihre Vorbereitungen, nehmen Sie vielleicht ein kurzes Video dazu auf, laden Sie Ihr Umfeld dazu ein!
Welche Materialien setzen wir auf der Messe ein?
Wichtig: in welcher Form kommunizieren Sie auf der Messe? Haben Sie Folder im Gepäck oder vielleicht ein spezielles Messe-Handout konzipiert?
Drei Tipps zum Info-Material:
- Bedenken Sie, viele Messebesucher/innen wollen sich Basis-Informationen abholen, das heißt keep it simple!
- Überschütten Sie die Besucher/innen nicht mit Katalogen – das wirkt womöglich aufdringlich – und niemand mag kiloweise Material auf einer Messe schleppen.
- Was bieten Sie digital an? Jüngere Besucher/innen setzen voraus, dass Sie auch in der digitalen Welt eine gute Figur machen. Ob das Ihre Website betrifft (mit z.B. einer eigenen Landingpage rund um die Messe), eine App für Erstinteressenten oder kurze Erklär-Videos auf YouTube bzw. am Messestand. Bei der #FEX18 und der #FM18 können Sie auch eine digitale Messe-Bag buchen und dort für den Messebesucher Ihren Katalog, Film oder anderen Content hochladen.
Meine persönlichen Anregungen:
- Gönnen Sie sich zwischendurch selbst einen Vortrag oder besuchen Kollegen, die gerade Zeit haben. Das sorgt für Abwechslung und macht auch inhaltlich Sinn. Unterschätzen sie nicht, was Sie selbst auf einer Messe lernen können, sei es durch die Vorträge oder von Kollegen/innen.
- Gutes Schuhwerk: sollte zwar selbstverständlich sein, man sieht und hört anderes… 🙂
- Einstellung – innerer Zustand: freuen Sie sich im Vorfeld schon auf die Messe und seien sie neugierig, was Sie alles erleben werden und wie Sie erfolgreich sein werden. Damit legen Sie einen weiteren Baustein für den tatsächlichen Erfolg. Denn es wird so werden, wie Sie es sich denken: wenn Sie vorher schon meinen, “Oh Gott, hoffentlich vergeht die Zeit schnell”, haben Sie leider in dem Moment das Geld für die Messe zum Fenster rausgeworfen…
Carina Felzmann
Marketingdirector Franchise Expo Frankfurt, Veranstalterin Österreichische Franchise Messe www.franchiseexpofrankfurt.com
www.franchise-messe.at
