Mobiler Wissenstransfer im Franchise. Oder: Wie Sie Ihre Franchisenehmer und Mitarbeiter immer up to date halten.
Ein Franchiseunternehmen ist nur so gut wie seine Franchisenehmer und Mitarbeiter – daher ist die kontinuierliche und nachhaltige Schulung ein ausschlaggebender Faktor für den Erfolg. Zusätzlich ist Wissenstransfer und die Kommunikation untereinander essentiell. Denn die Idee hinter einem Franchiseunternehmen muss auch von seinen Mitarbeitern verstanden und verinnerlicht werden, der „genetische Code“, die Philosophie des Franchise-Systems, nachhaltig gelebt werden. Wie aber kann der Franchisegeber das benötigte Wissen für dieses Verständnis an alle Franchisenehmer und ihre Mitarbeiter vermitteln?
Viel Corporate Know How, viele Mitarbeiter, viele unterschiedliche Standorte
Die Herausforderungen, denen sich Franchisegeber bei der Wissensvermittlung stellen müssen, sind vielfältig.
Dezentrale Organisation:
Franchisenehmer und ihre Filialen sind in ganz Deutschland – oder auch international – verteilt, regelmäßige Präsenzschulungen sind da aufgrund der Reise- und Aufenthaltskosten sehr kostenintensiv und auch schwierig zu koordinieren. Die weite Zerstreuung macht auch das Onboarding zu einem zeitaufwändigen Prozess, hinzu kommt die regelmäßige Fluktuation der Mitarbeiter, die von Franchisegebern und –nehmern eine hohe Flexibilität erfordert.
Franchiseunterlagen:
Franchisesysteme halten ihr Wissen in verschiedenen Handbüchern, Infoblättern, Datenblättern usw. fest. Welches Format eignet sich da am besten, um es den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen? Printmaterialien sind schnell veraltet, bei Änderungen müssen sie für jede Filiale neu gedruckt und bereitgestellt werden und sind damit kostenintensiv und oft auch nicht mehr zeitgemäß. Aber auch digital verwaltete Inhalte bergen ihre Tücken. Sie können per E-Mail verschickt oder über das Intranet bereitgestellt werden, wie aber stellen Franchisegeber sicher, dass die jeder immer die aktuellsten Informationen vorliegen und die Inhalte auch gelesen hat? Werden lokale Kopien gespeichert, kann es leicht zu Verwechslungen bei den Versionen kommen.
Kommunikation und schnelle Reaktionsfähigkeit:
Franchisegeber müssen für ihre Franchisenehmer bei Fragen schnell erreichbar sein, so wie auch Franchisenehmer für ihre Mitarbeiter. Aber auch anders herum – vom Franchisenehmer zum Mitarbeiter und Franchisegeber zum Franchisenehmer – muss die Kommunikation funktionieren, Offenheit und Transparenz sind den Mitarbeitern wichtig. Bleiben Fragen lange Zeit unbeantwortet, oder findet der Mitarbeiter nicht die Informationen, die er benötigt, kann das schnell zu Frustration führen.
Reporting:
Für den Erfolg des Franchisesystems ist die nachhaltige Schulung und Wissensvermittlung der entscheidende Faktor. Damit sichergestellt werden kann, dass die Mitarbeiter die vorgeschriebenen Wissensinhalte auch vollständig konsumiert und verstanden haben, müssen Reportings auf Basis von Tests und Kennzahlen erstellt werden.
Tool-Mix:
Für die Bereitstellung der benötigten Informationen, die Kommunikation untereinander, die Schulung aller Franchisenehmer und ihrer Mitarbeiter sowie das abschließende Reporting verwenden Franchisesysteme häufig verschiedene digitale Tools und Möglichkeiten, um alle Bereiche abzubilden. Das birgt zum einen die Gefahr, dass es schnell unübersichtlich wird, zum anderen entstehen so auch hohe Kosten für die einzelnen Tools und deren Administration.
Mobile Learning 2.0: Kombination aus Wissenstransfer, E-Learning und Kommunikation
Eine Möglichkeit, die Herausforderungen der Wissensvermittlung zu lösen: Die Einführung eines Mobile Learning Systems. Inhalte jeglicher Art werden hierbei auf Smartphones und Tablets bereitgestellt und abgefragt, und über ein eigenes Lernmanagementsystem (LMS) verwaltet.
Warum sich Mobile Learning Systeme besonders für Franchiseunternehmen eignen
Beim Mobile Learning geht es aber längst nicht mehr darum, nur Lerninhalte bereitzustellen und durch Tests abzufragen. Vielmehr hat es sich in den vergangenen Jahren zu einem Dreiklang aus E-Learning, Corporate Knowhow Transfer und Kommunikation entwickelt. Das macht es auch für die Franchisebranche so interessant: Corporate Knowhow wie Handbücher, Onboardingprozesse, Vertragsinhalte, Marketing- und Vertriebsunterlagen, Preislisten etc. können bereitgestellt und in Tests abgefragt werden. Zusätzlich bieten einige Lösungen auch Kommunikationsmöglichkeiten an wie Chat, Forum, Feedback oder News.
Zwei der größten Vorteile von Mobile Learning für die Franchisebranche sind die Aktualität der Inhalte sowie die orts- und zeitunabhängige Bereitstellung und Verfügbarkeit dieser Inhalte. Die Inhalte werden vom Administrator verwaltet und stehen den Mitarbeitern auf den mobilen Geräten – entweder gestellt vom Unternehmen oder auf den eigenen Geräten („Bring Your Own Device“) – zur Verfügung. So kann auch von unterwegs auf das Wissen zurückgegriffen werden, im Idealfall ist die Lösung auch offlinefähig und benötigt daher keine mobile Datenverbindung. Smartphone und Tablet sind zudem prädestiniert für abwechslungsreiche Inhaltsformate wie zum Beispiel Podcasts oder Videos, die für Abwechslung beim Lernen sorgen.
Durch die gebündelte Darstellung aller Inhalte und Schulungsunterlagen ermöglicht Mobile Learning ein einfaches Reporting. Wenn ein entsprechendes Tool angebunden ist –systemintern oder über eine Schnittstelle – können Wissensfortschritt und Lernstand der Nutzer vom Franchisegeber und Franchisenehmer überprüft werden. Per Pushbenachrichtigung, wie man sie von vielen Apps und Tools kennt, können Mitarbeiter auf neue Inhalte oder noch fehlende Tests hingewiesen werden.
Zuletzt fördert Mobile Learning auch die Kommunikation innerhalb des Franchisesystems und ermöglicht ein schnelles und direktes Feedback. In Chat oder Forum können sich alle Mitarbeiter, Franchisenehmer und die Franchisegeber untereinander oder privat austauschen, Best Practices teilen oder Feedback zu einzelnen Inhalten geben. Newsbereiche, die an das klassische Intranet erinnern oder einen zusätzlichen Newsletter ersetzen, informieren die Mitarbeiter über unternehmensinterne Neuigkeiten.
Worauf sollten Franchisegeber bei der Auswahl eines Mobile Learning Systems achten?
Generell gilt: Wählen Sie das Tool, das für Sie und Ihre Anforderungen am besten geeignet ist. Worauf Sie aber dennoch achten sollten:
- Intuitive Benutzeroberfläche: Die Lösung sollte so einfach und intuitiv gestaltet sein, dass sie auch ohne aufwendige Schulung von allen Franchisenehmern und ihren Mitarbeitern verstanden und genutzt werden kann.
- Integriertes Lernmanagementsystem: Sofern noch kein Lernmanagementsystem vorhanden ist, sollte die Mobile Learning Lösung über ein integriertes LMS verfügen.
- Einfache Administration: Hier gilt das gleiche wie für die Benutzeroberfläche: Damit der Umgang mit dem Mobile Learning System ohne großen Schulungsaufwand auch für jeden Franchisenehmer möglich ist, muss die Administration einfach gehalten und intuitiv nutzbar sein.
- Reportingfunktion: Die Mobile Learning Lösung sollte im besten Fall eine integrierte Reportingfunktion beinhalten, die Sie an Ihre persönlichen Anforderungen anpassen können. Wichtig ist hierbei auch die eingeschränkte bzw. individuelle Ansicht für Ihre Franchisenehmer, sodass diese auch nur die Teams sehen können, die ihnen unterstellt sind.
- Integrierte Kommunikationsmöglichkeit: Egal ob Newsbereich, Chat, Forum oder Feedback – um die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern zu erleichtern, sollte das System eine Kommunikationsmöglichkeit beinhalten.
- Angemessene Preisgestaltung: Viele Mobile Learning Systeme basieren auf einem monatlichen oder jährlichen Lizenzmodell, hinzu kommen, je nach System, einmalige Einrichtungskosten. Vergleichen Sie die Angebote und wählen Sie das aus, das für Ihr Franchiseunternehmen am besten passt.
- Offlinefähigkeit: Damit die Inhalte wirklich immer und überall verfügbar sind, sollten die Apps offlinefähig sein.
- „Nice to have“: Ein System in Ihrem Corporate Design. Das stärkt die Bindung Ihrer Mitarbeiter an das Unternehmen.
Und für die, die den persönlichen Kontakt mit ihren Mitarbeitern nicht vollständig aufgeben möchten: Mobile Learning eignet sich auch für Blended Learning, also die Kombination aus Präsenzveranstaltung und E-Learning. So kann zum Beispiel der Onboardingprozess persönlich beginnen und über Mobile Learning weitergeführt und verstärkt werden.
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