So veranstalten Sie erfolgreiche Jahrestagungen!

Die aktive Einbindung der Franchisepartner spielt in der internen  Kommunikation von Franchisesystemen eine tragende Rolle. Durch die Möglichkeit, sich untereinander auszutauschen, kann vor allem die Bindung an das Franchisesystem gefördert und die Motivation der Franchisepartner gesteigert werden.

Um die Partner aktiv ins System einzubinden, gibt es verschiedene Instrumente und Formate wie zum Beispiel Partner-Beiräte, regionale ERFA-Kreise oder Zufriedenheitsbefragungen und -analysen. Die Jahrestagung ist darüber hinaus ein weiteres und sehr wichtiges Instrument, das den Franchisegeber in der Systemführung unterstützen kann. Sie bietet eine geeignete Plattform, um über Änderungen und Neuerungen im System zu informieren, zur Umsetzung und Einhaltung von Systemstandards zu motivieren sowie Meinungen und die Stimmung der Partner einzufangen. Fast alle mir bekannten Franchisesysteme nutzen daher auch dieses Kommunikations- und Führungsinstrument und laden alle Partner einmal jährlich zu einer ein- oder mehrtägigen  Tagung ein.

Was macht Ihre Jahrestagung zu einer erfolgreichen Jahrestagung?

Wie genau der Erfolg einer Jahrestagung definiert werden kann, hängt entscheidend davon ab, welche Zielsetzung damit verfolgt wird. Sollen die Franchisepartner Neues aus dem System erfahren und sich intensiv zu systemrelevanten  Themen austauschen oder einfach miteinander feiern und Spaß haben? Als sinnvoll erweist sich in der Regel eine Kombination aus beidem.

 Als Franchisegeber sollten Sie bei der Festlegung der Ziele nicht nur an Ihre eigenen denken. Wirklich erfolgreich wird Ihre Tagung nur dann, wenn sie die Erwartungen Ihrer Franchisepartner erfüllt! Die folgende Gegenüberstellung der wesentlichen  Ziele und Erwartungen von Franchisegeber und Franchisepartner zeigt, dass sich diese eigentlich bloß in der Perspektive unterscheiden: 

Ob Ihre Partner die Jahrestagung tatsächlich so motiviert wieder verlassen, dass sie dadurch mehr Umsatz machen, lässt sich natürlich schwer messen. Als Veranstalter können Sie die Stimmung und Motivation zwar spüren und diese über Feedback-Bögen abfragen, aber wirklich nachweisbar  messen lässt sich das nicht. Am Ende ist und bleibt die Jahrestagung eines von vielen Kommunikations- und Führungsinstrumenten in einem Franchisesystem, die Einfluss auf die Motivation und den Erfolg des Partners nehmen können.

Daher fällt mir eigentlich nur eine wirklich einfach messbare  Kennzahl ein: die Teilnahmequote! Wer sich für eine Franchisepartnerschaft entscheidet, entscheidet sich in der Regel auch bewusst dafür, Teil eines Netzwerkes zu sein. Eine Teilnahme an der Jahrestagung sollte für Franchisepartner daher eigentlich selbstverständlich sein. Die Teilnahmequote ist daher eine der zentralen  Messgrößen für den Erfolg einer Partnertagung, das heißt wieviel  Prozent aller Partner nehmen regelmäßig an den Jahrestagungen teil? Geringe Teilnahmequoten können zwar auch darauf hindeuten, dass die Partner mit Ihrem System im Allgemeinen unzufrieden sind, darüber hinaus sind sie aber ein klares Indiz dafür, dass die bisherigen Jahrestagungen schlichtweg nicht attraktiv genug gestaltet werden.

Tipps für Ihre Jahrestagung

Meine Praxiserfahrung in der Planung und Organisation von Jahrestagungen zeigt, dass es vor allem auf vier Bereiche ankommt:

1. Tagungskonzept und Tagungsprogramm

Das Tagungskonzept sollte festhalten, welche zentralen  Botschaften Sie als Franchisegeber senden wollen und was im Mittelpunkt der Veranstaltung stehen soll. Daraus abgeleitet werden dann Art und Dauer der Veranstaltung, evtl. ein passendes Tagungsmotto sowie die einzelnen Programminhalte.

Die gemeinsame  Veranstaltung kann dafür genutzt werden, Systemneuerungen vorzustellen und Entscheidungsprozesse  transparent zu gestalten. Im Rahmen von Workshops können zudem Ausbildungs- und Weiterbildungsmaßnahmen zu bestimmten Themen erfolgen. Moderierte  Gruppen können den intensiven  Erfahrungsaustausch zwischen den Partnern fördern. Und auch das gesellige Miteinander sollte bei einer Jahrestagung nicht zu kurz kommen. Dazu trägt nicht nur ein gemeinsamer  Abend in netter  Atmosphäre und mit gutem Essen bei, auch ausreichend Pausen zwischen den Workshops oder gemeinsame Freizeitaktivitäten können hier einen optimalen Rahmen für den Austausch schaffen. Es schadet auch nicht, Programmpunkte einzubauen, die den Teilnehmern zwischendurch die Möglichkeit auf etwas Bewegung und frische  Luft geben. Stadtführungen oder kleinere Outdoor-Aktivitäten in der Gruppe sind unterhaltsam, fördern die Gemeinschaft und bringen Abwechslung in das Tagungsprogramm.

2. Projektplanung und Organisation

Eine gute Projektplanung ist das A und O einer erfolgreichen  Veranstaltung! Angefangen bei der frühzeitigen Suche nach einem geeigneten Termin, der unter anderem Ferienzeiten oder saisonale Besonderheiten berücksichtigen sollte, bis hin zum Budget-Controlling. Die Liste an Aufgaben ist lang: Es gilt, die passenden Locations zu finden, die Verpflegung zu wählen, den Tagungsauftritt zu planen, Dienstleistungen einzukaufen und zu koordinieren, die Tagungskommunikation (Reden, Präsentationen, Moderation) vorzubereiten, die internen Ressourcen zuzuteilen, und viel mehr.

Hier braucht eine Jahrestagung – wie im Grunde jede Art Veranstaltung auch – ein Projektmanagement, das die Fäden in der Hand hält, alle Beteiligten koordiniert und die gesetzten Termine überwacht.

3. Eventmanagement und Tagungsleitung vor Ort

Auch eine perfekt konzipierte und durchgeplante Jahrestagung birgt so manche Überraschung vor Ort. Dazu gehören zum Beispiel kurzfristige Änderungen im Programm, krankheitsbedingte Ausfälle von Referenten und Teilnehmern oder andere kleine und große „Katastrophen“. Hier braucht es einen zentralen Ansprechpartner vor Ort (Tagungsleitung), der möglichst im Hintergrund agiert, Entscheidungen treffen und Lösungen finden kann – und das im Idealfall so, dass die Tagungsgäste davon nichts mitbekommen und der Verlauf der Tagung nicht gestört wird. Aber auch bei völlig planmäßigem  Verlauf brauchen Mitarbeiter und Dienstleister in der unmittelbaren Vorbereitungsphase sowie während der gesamten Tagung eine Anlaufstelle, die sie koordiniert und ihnen bei Problemen hilft.

4. Nachbereitung

Last but not least heißt es: Nach der Tagung ist vor der Tagung! Dafür ist es wichtig zunächst einmal zurück zu blicken und im Projektteam zu besprechen, was gut und was weniger gut funktioniert hat. Konnten alle Tagungsziele erreicht werden? Wie war die Stimmung unter den Partnern? Was kann man das nächste Mal besser machen? Diese Erkenntnisse zu dokumentieren und in der nächsten  Projektplanung zu berücksichtigen hilft dabei, die Tagung jedes Jahr ein Stückchen besser zu machen.

Auch das Feedback der Teilnehmer ist ein wichtiges  Instrument zur Erfolgsmessung. Bei all der Suche nach Verbesserungspotential sollte aber ein Punkt nicht zu kurz kommen: eine gute Nachberichterstattung für die Partner unmittelbar im Anschluss an die Veranstaltung. Mit einer motivierenden internen  Kommunikation transportieren Sie die positiven Erlebnisse der Tagung und machen Lust, beim nächsten Mal (wieder) dabei zu sein!

Tipp für den nächsten Schritt

Die aktive  Ausschöpfung des lokalen Marktes liegt in der Hand des Franchisepartners. Daher sollte eine Jahrestagung ein Ziel nie aus den Augen lassen: die Motivation der Partner! Sie gilt es dazu zu motivieren, ihre Unternehmen nach vorne zu bringen und das Marktpotenzial auszuschöpfen. 

Mein Fazit lautet daher: Finden Sie für Ihr System ein Tagungskonzept, das zu Ihren Partnern passt und planen Sie die Jahrestagung so, dass sie die Motivation der Teilnehmer fördert. Ein attraktives Tagungsprogramm ist dabei genauso wichtig wie ein gelungenes Rahmenprogramm. Im Ergebnis muss die Jahrestagung bei Ihren Partnern positiv in Erinnerung bleiben! Wenn Sie Unterstützung bei der Konzeption, Planung oder Kommunikation Ihrer nächsten Jahrestagung benötigen oder eine allgemeine Frage zu meinem Beitrag oder zum Thema Partnerkommunikation haben, dann schreiben Sie mir gerne.

Expertenstimme von Ina Mayer

Ina Mayer

Peckert Gruppe