Stillstand ist Tod: Etablieren Sie die ständige Optimierung in Ihrer Systemzentrale
Mit einem Franchisesystem betreiben Sie, der Name lässt es schon vermuten, ein System. Stellen Sie sich vor, Ihr Franchisesystem wäre ein Atomkraftwerk. Würden Sie es einfach blind vor sich hin laufen lassen? Wahrscheinlich nicht! Jedes System benötigt, damit es funktioniert Regeln und Kontrollen. Genau um diese Regeln und Kontrollen geht es in diesem Beitrag.
So werten Sie die Zahlen, Daten und Fakten richtig aus
„Gib keinen Job ab, den Du nicht selbst beherrschst… oder den Du nicht zumindest bewerten kannst.“ Dies ist eine meiner Weisheiten, die meine Mandanten regelmäßig zu hören bekommen.
Wie soll man wissen, ob die neue Website gut ist oder nur toll aussieht, wenn man nicht weiß, was die Metrik für eine gute Website ist. Wie weiß man, ob Anzeigen auf Google funktionieren, wenn man nicht weiß, welcher Käufer auf der Website über die Anzeige auf die Seite gekommen ist?
Das Erste, was Sie also etablieren müssen, ist eine Metrik: “Was soll wie gemessen werden?” Beispiele hierfür sind:
- Umsatz pro Tag (in Euro)
- Umsatz pro Monat (in Euro)
- Anzahl neue Follower auf der Facebook-Page (in Likes)
- Anzahl der Newsletter-Abonnenten
- Durchschnittlicher Wert des Warenkorbes
- Durchschnittliche Anzahl Artikel im Warenkorb
- Verlassene Warenkörbe (im Online-Shop)
- usw.
Jedes Geschäft hat andere Kennzahlen, die wichtig sind, um den Betrieb zu überwachen.
Im Gastro-Bereich überwachen Sie zum Beispiel:
- Anzahl Gäste pro Tag / Abend
- Bon-Größe pro Gast
- Top 10 Gerichte
- %-Wareneinsatz (z. B. aus der BWA)
Solange Sie alleine arbeiten (in Ihrem Pilotunternehmen), messen Sie nur Ihre eigenen Zahlen. Sobald Sie Franchisenehmer haben, sind diese auch für das Erfassen der Zahlen verantwortlich. Welche Zahlen erfasst werden müssen, bestimmen aber Sie als Franchisesystem.
Die naheliegende Lösung hierfür ist das Vorgeben einer Excel-Tabelle durch den Franchisegeber, die dann regelmäßig von den Franchisenehmern gefüllt wird.
Das übermitteln der BWA durch den Franchisenehmer zwei Monate nachdem das Kind vielleicht bereits in den Brunnen gefallen ist, hilft Ihnen wenig.
Lassen Sie sich die Zahlen Tages- oder mindestens Wochengenau übermitteln und geben Sie Ihren Franchisenehmern Ziele vor. Sie werden merken, dass sobald Sie (realistische) Ziele vorgeben, diese entweder erreicht oder zumindest eher erreicht werden, als wenn Sie gar keine Ziele vorgeben.
Wenn Sie als Franchisesystem starten, dann fehlen Ihnen in der Regel Erfahrungswerte, die Sie als Zielvorgaben (auch Benchmarks genannt) Ihren Franchisenehmern vorgeben können. Mein Tipp an dieser Stelle: Schauen Sie auf Ihren eigenen Pilotbetrieb, schauen Sie bei der Konkurrenz oder nehmen Sie Werte, die gefühlt eher zu hoch als zu niedrig sind.
So können Sie die ständige Optimierung Ihres Systems sichern!
Machen Sie Ihre Franchisenehmer zu Ihren Partnern in der Zielerreichung. Sprechen Sie regelmäßig über den Status der Zielerreichung (geschafft, verfehlt oder übertroffen) und klären Sie, warum der Status zustande kam. Nutzen Sie die Erkenntnisse dieser „Retrospektiven“ um Ihr System weiter zu verbessern und weitere relevante Kennzahlen zu ermitteln und auszuwerten.
Häufig sind die Kennzahlen, die man für relevant hält, nicht die, die eigentlich relevant sind. Hinterfragen Sie bei jeder Kennzahl:
- Brauchen wir diese Kennzahl wirklich?
- Welchen Erkenntnis-Wert hat diese Kennzahl für uns?
- Gibt es eine Kennzahl, die die Situation, die wir analysieren möchten direkter trifft?
- Was können wir verändern, um die Kennzahl zu verbessern?
Wenn Sie zum Beispiel regelmäßig zu kleine Warenkorbwerte (oder Bon-Größen) haben, dann versuchen Sie, einen zweiten, in der Produktion günstigen Artikel mit zu verkaufen oder Sets zu bilden. Im Schmuckbereich kaufen Kunden vielleicht immer nur ein Armband – was, wenn Sie es im Set mit einem Ring anbieten und dieses Set 20% günstiger ist, als wenn Sie beide Teile separat kaufen. Achten Sie nur darauf, dass Sie nicht unter Ihrem Einkaufspreis verkaufen!
Mein Tipp zum Schluss: Messen Sie am Anfang, wenn Sie noch in Pilotbetrieb sind, so viel Sie können und optimieren Sie Ihr System in allen Bereich, soweit Sie können. Bevor Sie dann in den Aufbau Ihres Systems gehen, reduzieren Sie die Kennzahlen auf maximal 15, die jeden Tag erfasst werden müssen und maximal 50, die wöchentlich oder monatlich erfasst werden müssen.
Kennzahlen sind Ihr “einfacher” Blick auf die Gesundheit Ihres Systems. Vergessen Sie bei Ihren Systemkennzahlen nicht, auch die Zufriedenheit Ihrer Franchisenehmer regelmäßig zu messen. Schließlich ist deren Erfolg und deren Zufriedenheit auch der/die Ihre.
Wenn Ihr System eine gewisse Größe erreicht hat, oder wenn Sie eine einfachere und schönere Auswertung als in Excel wünschen, dann hilft Ihnen sogenannte Dashboard-Software wie zum Beispiel geckoboard.com weiter. Diese Art von Software bietet Plugins für viele gängige Programme (wie MailChimp, Google-Analytics, Shopify) an, um Daten direkt im Dashboard zu visualisieren, ohne die Daten manuell eingeben zu müssen. Der Aufwand, eine solche Software einzurichten, ist allerdings nicht zu unterschätzen. Einmal eingerichtet verfügt man aber über eine komfortable Steuerzentrale für sein Unternehmen bzw. System.
Fazit / Tipp für den nächsten Schritt
Es ist nie zu spät um mit Kennzahlen und Systematisierung zu beginnen. Überfordern Sie Ihre Franchisenehmer am Anfang nicht mit zu vielen Zahlen und erklären Sie Ihnen, warum diese Zahlen für Sie wichtig sind.
Bleiben Sie dran! Es ist Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Zahlen erfasst werden. Wenn Ihre Franchisenehmer nicht liefern, dann seien Sie hinterher. Sind Sie es nicht, weil Ihnen die Zahlen zum Beispiel im Moment egal sind, dann sehen auch die Franchisenehmer keinen Sinn mehr darin, Ihnen die Zahlen zu liefern.
Seien Sie als System nicht das Atomkraftwerk, das ohne Kontrolle läuft!
Wenn Sie Unterstützung bei der Implementierung Ihres Kennzahlensystems oder der Systematisierung allgemein benötigen, dann schreiben Sie mir gerne an wolfgang@TheBlackSwan.de.
Expertenstimme von Wolfgang Kierdorf
