Was, wie, wo: So machen Sie Ihre Franchise-Veranstaltungen zum Hit!
Am Beispiel der wiederkehrenden Jahrestagung greife ich die wichtigen Eckpfeiler heraus, die auch Ihre Franchise-Veranstaltung zum Hit bei den Franchise-Partnern macht.
Ab wie vielen Franchise-Partnern ist eigentlich der richtige Zeitpunkt, um die erste Jahrestagung zu organisieren? Aus meiner Erfahrung heraus: Bereits mit dem ersten Franchise-Partner ist es sinnvoll und wichtig eine Jahrestagung durchzuführen. Natürlich ist der „Veranstaltungsrahmen“ für einen Franchise-Partner ein anderer, als für 100 Franchise-Partner. Gleichzeitig ist es gut im Franchise-System von Anfang an eine Kommunikationskultur zu etablieren und die Chance zum Erfahrungsaustausch anzubieten. Und: Jahrestagungen sollten unbedingt verpflichtend sein.
Gut organisiert ist halb gewonnen
Für eine professionelle Organisation Ihrer Franchise-Veranstaltung ist es hilfreich gleich anhand der Planung für die erste Jahrestagung eine Checkliste anzulegen und diese mit jeder weiteren Jahrestagung anzupassen und zu optimieren. Bei wiederkehrenden Ereignissen – wie etwa regionalen Meetings, Trainings und eben Jahrestagungen – sind Checklisten einfache und gleichzeitig effektive Instrumente, um zeitsparend zu planen und zu organisieren.
Die Organisation der nächsten Jahrestagung beginnt gleich nach Ende der aktuellen Jahrestagung, in dem ein neuer Termin festgelegt und an alle Franchise-Partner kommuniziert wird. Mein Empfehlung ist wirklich bereits ein Jahr im voraus den Termin zu fixieren. Das hilft Ihnen und Ihren Franchise-Partnern in der Planung. Steht der Termin braucht es geeigneten Räumlichkeiten (je nach Anzahl der Franchise-Partner), die entweder in der Franchise-Zentrale vorhanden sind, oder in einer systemeigenen Trainings-Akademie, oder in einem Seminar-Hotel angemietet werden können.
Schön ist es, wenn die Jahrestagung bereits am Vorabend mit einem gemeinsamen Abendessen, oder einer gemeinsamen Aktivität (je nachdem was zu den Menschen und zum Franchise-System passt), wie etwa ein Bowling-Abend, eine Fackel-Wanderung, ein kultureller Anlass etc., beginnt, um die sozialen Kontakte und die Beziehungen zu pflegen. Dafür sind die Anreise, die Übenachtungsmöglichkeiten und die Verpflegung (Catering bzw. Restaurant) zu organisieren.
In manchen Franchise-Systemen hat es sich bewährt die nächste Jahrestagung nicht nur durch die Franchise-Zentrale, sondern im Wechsel von den Franchise-Partnern mit organisieren zu lassen. Das sorgt einerseits für Entlastung in der Franchise-Zentrale und gleichzeitig für eine höhere Akzeptanz des Veranstaltungsortes und Rahmenprogramms, das vom jeweiligen Franchise-Partner ausgewählt wird. Dafür braucht es natürlich eine klare Rechte- und Pflichtenteilung zwischen Franchise-Geber und Franchise-Partner und ein definiertes Budget für den Franchise-Partner.
Und so banal es klingt: Das Essen auf einer Jahrestagung ist ein wichtiger Faktor für den Zufriedenheitsgrad Ihrer Franchise-Partner. Eine leckere Pausen-Verpflegung und ein gutes gemeinsames Essen tragen zu einer positiven Stimmung bei und die Franchise-Partner beschweren sich morgens nicht über den ungenießbaren Kaffee, sondern loben die Auswahl an Finger Food.
Immer das Ziel im Auge behalten!
Neben dem guten Essen sollten Sie auf alle Fälle noch mehr Themen auf der Agenda Ihrer Jahrestagung haben. Meist kommen die dringenden und wichtigen Themen für die nächste Jahrestagung wie von selbst im Laufe eines Arbeitsjahres zusammen und brauchen nur vom verantwortlichen Mitarbeiter zusammengetragen zu werden. Sinnvoll ist es bei der Zusammensetzung der Themen auch den Beirat zu involvieren, der Input und die „Tagesgeschäfts-Perspektive“ aus der Umsetzung vor Ort liefern kann.
Ich weiß, dies ist ein hoher Anspruch, aber für die Themen Ihrer Jahrestagung gilt „je weniger, desto besser“. Packen Sie nicht zu viele Themen zu dicht in das Programm für den gemeinsamen Tag. Es geht nicht nur um Informationsvermittlung, sondern viel mehr um Erfahrungsaustausch und Kommunikation.
Das heißt konkret:
- Was sind Ihre drei wichtigsten Ziele für die nächste Jahrestagung mit Ihren Franchise-Partnern?
- Und mit welchen Seminar-Formaten (Vortrag oder Präsentation, Workshop mit Einbindung der Franchise-Partner, moderierter Diskussion, open space, World Café etc.) erreichen Sie diese Ziele?
- Planen Sie dazwischen großzügig Pausen und vielleicht eine kurze körperliche Aktivität (etwa eine halbe Stunde „gemeinsam Frischluft schnappen“ als „Dessert-Alternative“).
Stehen für Ihre nächste Jahrestagung auch heikle oder schwierige Themen an? Gehen Sie nicht unvorbereitet in solche Situationen, sondern holen Sie sich im Prozess der Vorbereitung professionelle Unterstützung, wie sensible Themen vorbereitet und präsentiert werden können, gemäß dem Motto „Betroffene zu Beteiligten“ und nicht zu Gegnern zu machen. Oftmals ist es auch hiflreich für ein schwieriges Thema einen externen Vortragenden einzuladen, der aus seiner Profi-Perspektive präsentiert und die Franchise-Partner ins „gemeinsame Boot“ holen kann. Und ein externer Moderator sorgt für Entspannung auf Seiten des Franchise-Gebers.
Ein bisschen Spaß muss sein…
Stehen zu viele Themen beziehungsweise Ziele auf der Agenda für Ihre nächste Jahrestagung, dann laufen Sie Gefahr, dass Sie nur Teile davon präsentieren, bearbeiten und gemeinsam entscheiden können und dies hinterlässt bei Ihren Franchise-Partnern und Ihnen den Eindruck der „Unvollständigkeit“ – Sie sind mit Ihrem Programm nicht durchgekommen und fertig geworden.
Professioneller agieren Sie, wenn Sie ein realistisches Zeit-Management für die Jahrestagung ansetzen. Dazu gehört auch, dass bei Themen, bei denen Ihre Franchise-Partner aktiv mitarbeiten sollen, mehr Zeit einzuplanen ist, als wenn ein Vortrag geplant ist. Das Wechselspiel zwischen Präsentation, Diskussion, Pausen mit Erfahrungsaustauschmöglichkeit und Workshops soll die Teilnehmer aktiv halten und für Ihre Ziele und Themen der Jahrestagung von der Information zur Kommunikation führen.
Das dabei der gemeinsame Spaß nicht zu kurz kommen soll, ist ebenfalls ein Tipp, um Ihre Jahrestagung zu einem erinnerungswürdigen Termin im Jahreskalender Ihrer Franchise-Partner zu machen. Ein passendes Rahmenprogramm für den Vorabend beziehungsweise den gemeinsamen Tag lockert Geist und Körper und erhöht danach die Aufmerksamkeit für ernste und wichtige Themen im Anschluss.
Fazit
Was, wie wo? Für die erfolgreiche Organisation Ihrer Jahrestagung braucht es gute Checklisten, eine rechtzeitige Planung und Themensammlung für das Programm, die Einbeziehung des Beirates, die Festlegung des Veranstaltungsortes und ein passendes Rahmenprogramm.
Für das Kosten-Splitting zwischen Franchise-Geber und Franchise-Partnern ist es im Franchising üblich, dass der Franchise-Partner die Reise- und Aufenthaltskosten für eventuell teilnehmende Mitarbeiter und sich selbst übernimmt. Der Franchise-Geber trägt alle anderen Kosten rund um die Vorbereitung, Umsetzung und Nachbereitung der Jahrestagung.
Expertenstimme von Waltraud Martius
